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 1 – Comment envoyer un message ?

Cliquez sur la commande “Créer un message” dans la barre d’outils en haut à gauche. Saisissez l’adresse email de votre correspondant dans la petite zone en face de A : (par exemple, monsieur.dupont@gmail.com).

Vous pouvez envoyer votre message à plusieurs destinataires en séparant les adresses email par un point-virgule. Vous pouvez aussi mettre des destinataires en copie carbone (Cc) ou en copie carbone invisible (Cci). Dans ce dernier cas, toutes les adresses inscrites dans ce champ seront cachées.

Remplissez ensuite le champ “Objet” pour renseigner le destinataire sur la teneur de votre message. Ne l’oubliez pas : vous-même n’appréciez sans doute pas de recevoir un message sans savoir de quoi il retourne ! Il vous reste à rédiger le corps de votre message, puis à cliquer sur “Envoyer”.

Sur Outlook, vous pouvez recevoir un accusé de réception de votre envoi en cliquant sur “Outils” dans la barre de menus, puis en sélectionnant l’option “Demander une confirmation de lecture”.

 2 – Mail parti  Mais erreur comment le récupéré ?

Depuis peu, la boîte mail de Google propose une option “Annuler l’envoi”. Pour l’activer, allez dans l’icône de la roue dentée puis dans > Paramètres > Général> Activer Annuler l’envoi. Vous avez le choix entre 5, 10, 20 ou 30 secondes pour rattraper votre courrier. N’oubliez pas d’enregistrer vos modifications.

 3 – Une signature automatique, plus rapide 

Il peut arriver d’oublier l’essentiel: indiquer à son interlocuteur nos coordonnées…  Le plus simple est d’intégrer une signature automatique à vos e-mails. Ainsi, chacun pourra vous joindre facilement. 

Définissez d’abord votre signature : cliquez sur “Outils” dans le menu principal, puis sur “Options”. Ouvrez l’onglet “Signatures” puis cliquez sur “Nouveau”. Dans la case située plus bas, composez le texte de votre signature (ex : nom, prénom, adresse, tél.). Vous pouvez créer plusieurs signatures. Validez en cliquant sur OK. Quand votre courrier est rédigé, cliquez sur Insertion dans la barre de menus de ce message, puis sur Signature : et sélectionnez l’une des signatures précédemment créées.

 4 – Comment joindre un document à un email ?

Les pièces jointes permettent d’envoyer aussi bien une photo, qu’un texte ou une vidéo.

Après avoir précisé l’adresse des destinataires, cliquez sur “Ajouter des pièces jointes” dans la barre de menus puis aller chercher votre fichier sur le bureau, dans vos documents, sur votre clé USB ou disque dur externe. Une fois trouvé, il suffit juste de cliquer sur “Choisir” pour mettre le fichier en pièce jointe.

 Attention au ” poids ” des pièces jointes ( surtout pour les photos, il est possible de les réduire avec une bonne qualité ) – voir logiciel de réduction 

 5 – Comment trier les emails ?

On se retrouve vite débordé par tous les emails qui s’accumulent dans la boîte de réception. Pour vous faciliter la vie, rangez-les dans des dossiers où vous les retrouverez facilement.

Dans la colonne de gauche, faites un clic droit sur “Boîte de réception” et choisissez “Nouveau dossier”. Donnez-lui le nom Archives, à titre d’exemple, si vous comptez y conserver des mails importants. Déposez les emails en question dans ce dossier à l’aide d’un glisser-déposer avec votre souris. De la même manière, créez un dossier Famille qui réceptionnera automatiquement les messages de vos proches et leur évitera d’être noyés dans la masse.

 6 – Créer un carnet d’adresses

Très pratique pour garder les adresses de vos correspondants et éviter de les retaper à chaque fois. Cliquez sur “Outils” puis sélectionnez le “Carnet d’adresses”.

Cliquez sur “Nouveau”, puis “Nouveau contact”. Remplissez la fiche sans omettre l’adresse de messagerie. Grâce aux onglets Domicile, Bureau, complétez la fiche si nécessaire. Enfin, validez par OK .

Quand vous enverrez un message à l’une de ces personnes, inutile de saisir l’adresse. Cliquez sur la première lettre de son prénom ou nom, une liste apparaît, il ne vous reste plus qu’à choisir l’adresse de votre destinataire.

Conseils :

Bien utiliser le CC ou le CCI

Ne pas oublier le ” titre de l’objet “

Intégrer une signature

Attention aux pièces jointes ( Poids des fichiers , Compresser les images ( Zip ), Redimensionner les photos,  etc .. )

          Répondre – Répondre à tous – Transférer ( Bien connaitre leurs fonctions )

Pourquoi un mail indépendant de son fournisseur d’accès internet

 

 

Ecrire à  “A”, “Cc” et “Cci”.  Bien comprendre la différence :

– les destinataires “A” sont les personnes a qui l’ont s’adresse directement, qui sont visées par l’informations transmises, ou qui auront une action à accomplir à la suite du mail,

– les destinataires en copie (ou copie carbone, “Cc”) sont ceux qui ont besoin de suivre les échanges avec les destinataires principaux, sans pour autant être concernés directement par l’information (attention à ne pas en abuser cependant, cf. le point suivant).

– plus subtil, les destinataires en copie cachée (ou copie carbone invisible “Cci”, en anglais blind carbon copie, “Bcc”) peuvent être soit de simples copies pour lesquelles on ne souhaite pas que les destinataires principaux soient informés (rare), soit le plus souvent lorsque l’on souhaite adresse un e-mail identique à une liste de destinataire qui n’ont pas nécessairement de liens entre eux, et qui ne verront donc pas apparaître les adresses des autres.